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【RPAツールって何?】意味やメリットなど、基礎知識を解説!

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こんにちは!

システムエンジニアのShioです。

 

あなたは、「RPA」という言葉を聞いたことがありますか?

さいきんでは「働き方改革」や「業務効率化」とセットで紹介されることも多いので、「聞いたことがある!」という人もけっこういると思います。

※なかには、社内の「RPA」の導入担当にされて困ってる・・・なんて人もいるんじゃないでしょうか?

 

でも、いきなり「RPAを導入しよう!」と言われても、「ぶっちゃけRPAって何なの?」「何ができるの?」と困ってしまいますよね。

そこで今回は、さいきん注目されている「RPA」の基礎についてまとめてみました。

 

この記事では、

  • 「そもそもRPAってなんなの?」
  • 「RPAで何ができるの?」
  • 「RPAツールを導入するメリットは?」
  • 「システム化とくらべて、どう違うの?」

といった疑問について、説明していきます!

 

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「RPA」って何なの?

クエスチョンマークと人形

まずは、「そもそもRPAって何なの?」という基本的なところからご紹介していきます。

「RPA」とは?

僕も最初はそうだったんですが。

いきなりアルファベット3文字で「RPA」と言われても、何のことだかピンとこないですよね?

ということで、まずは「RPA」という言葉の意味からご紹介します。

Robotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)

「RPA」というのは、「Robotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)」という英語の略称です。

日本語にすると、「ロボットによる処理の自動化」という意味になります。

 

つまり「RPA」ツールとは、

「人がやっている処理をソフトウェアロボットで自動化することで、業務改善を助けるためのツール」、ということです。

「RPA」ツールを使うメリット

「RPA」は「ロボットによる処理の自動化」と説明しましたが、

「じゃあ、RPAを使うとどんなメリットがあるの?」

というのが気になるところだと思います。

 

つづいては、「RPA」ツールのメリットについてご紹介します。

「RPA」を使うことで得られるメリットには、以下のようなものがあります。

 

■RPAのメリット

  • 低コストで導入できる
  • 業務プロセスの自動化により、人手がいらなくなる
  • 機械的に処理を行うので、入力間違い・入力漏れが防げる
  • 大量データでも短時間で効率よく処理ができる

データ入力などのわずらわしい作業を自動化!

たとえば、データ入力を例に挙げると・・・

人の手で処理をしていると、どうしても入力間違いや入力漏れなどのミスが発生してしまいますよね?

それに、データの数が多いと入力に時間が掛かったり、たくさんの人を雇う必要があります。

また、入力ミスを防止するために、確認する時間も取られてしまうなど、いろいろな問題が出てきます。

 

こういった定型的な作業を「RPA」ツールで自動化して、業務の手間を減らし、時間とコストの削減につなげることができます。

 

※「RPA」ツールと「AI」の違いは、以下の記事で詳しく解説しています。

 

関連記事【何が違うの?】「RPA」ツールと「AI」の違いと特徴

 

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「RPA」ツールの3つの特徴

POINTと書かれた紙を指さす矢印マーク

さきほど、「RPAによる自動化のメリット」についてご紹介しましたが、

「自動化するだけなら、新しくプログラムを組んだり、システムを作れば同じことができるんじゃないの?」と思う人もいるかもしれません。

 

たしかに、処理を自動化するだけなら、システム化すれば同じことができます。

でも、一からシステムの開発をしてしまうと、かなりのお金と時間、労力がかかってしまいますよね?

 

「RPA」ツールは「業務の自動化」を、「誰でも簡単」に「短い時間」で実現できるように工夫されています。

そのため、一からシステム化するよりも、ずっと楽に「業務の自動化」が実現できます。

 

「RPA」ツールが使いやすいと注目される理由には、以下の3つがあります。

  1. プログラミングをしなくても、自動化ができる!
  2. 既存のシステムやドキュメントに手を加える必要がない
  3. 現場の人が自動化の仕組みを作れる

 

箇条書きだとイメージがつきにくいと思うので、ひとつずつ簡単に説明していきます。

①プログラミングをしなくても、自動化ができる!

「RPA」ツールは、プログラミングのスキルや専門的な知識がなくても、業務の自動化ができます。

製品ごとに操作方法にすこし差はありますが、どの製品も簡単な操作で、誰でも「フローの作成」と「処理の自動化」ができるようになっています。

ユーザー操作の記録もできる!

例えば、「RPA」ツールの便利な機能のひとつに、「ユーザー操作の記録」機能というものがあります。

これは、ユーザーがパソコン上のアプリケーションを動かす手順を「RPA」ツールで記録しておくことで、同じ操作を再現させる・・・という機能です。

※録画みたいな機能ですね。

 

この機能で記録しておいた「処理の手順」は、ツール内で「アクションリスト」として保存されます。

これを「RPA」ツールに実行させることで、簡単に「業務の自動化」ができます。

単純な作業を自動化させるだけなら、すぐにツールで再現が可能なので、プログラミングなどの専門的なスキルがない人でも、業務に活かすことができます。

②既存のシステムやドキュメントに手を加える必要がない

「RPA」ツールは、いま使っているシステムやドキュメント資料をそのまま利用して、業務の自動化ができます。

 

新しいシステムを導入する時によくある話なのですが、

一緒に使いたいシステムに手を加えたり、特殊な設定をしないと動かない・・・

というケースがけっこうあります。

「RPA」ツールの場合は、このあたりの心配をする必要がないのが、導入がしやすいポイントになっています。

システムロボットが処理を代行!

「何でそんなことができるの?」と、疑問に思うかもしれませんが。

「RPA」ツールは、「一般的なユーザーインターフェースを通して、システムロボットが処理を実行してくれるから」というのが理由になっています。

 

※もし一からシステム化をする場合、APIと呼ばれる特殊なインタフェースを使って、機能を新しく実装したり、設定を考えたりと、もっと高度な作業が必要になります。

 

この説明だといまいちピンとこないかもしれないので、もっと簡単に表現すると。

「あなたが普段、パソコンの操作をするときと同じ手順と機能を使って、まるでユーザーがシステムの操作をしているように、システムロボットが操作を代行してくれる」ということです。

※下のイラストみたいなイメージです。

RPAのイメージ(コンピューターを使うロボットのイラスト )

あなたはパソコンの操作をするたびに、いちいちシステムやドキュメントの改修、再設定なんてやりませんよね?

つまり「RPA」ツールは、「あなたが普段やっているのと同じパソコン操作を再現するだけ」なので、いまあるシステムや資料を改修したり、特殊な設定をしなくても、すぐに利用できるということです。

 

このため、「RPA」ツールを利用すると、

  • 職場にあるいろいろなシステムやデータ
  • 業務で利用しているドキュメントファイル(EXCELやWordなど)

といった、

「いまある資源をそのまま活用できる」ので、さまざまな業務の効率化に力を発揮します!

③現場の人が自動化の仕組みを作れる

「現場の人が自動化の仕組みを作れる」というのも、「RPA」ツールが優れているポイントのひとつです。

新しいシステムを導入するときは一般的に、「システム管理部門」が主導になることが多いのですが。

「システム管理部門」が主導になると、メジャーな処理を優先させるので、現場のニーズにそぐわない機能ができあがってしまうことがけっこうあります。

「RPA」は現場のユーザーが気軽に試せる!

「RPA」ツールのいいところは、「誰でも操作がしやすい」ので、現場のユーザーが主導になって業務プロセスの自動化ができる点です。

時間もコストもあまりかけずに試せるので、従来とくらべて「処理の自動化」のハードルを大幅にさげることができ、現場のニーズにあった業務の効率化ができます。

まとめ

この記事では、さいきんよく聞く「RPA」ツールについての基礎知識をご紹介をしました。

 

「RPAって何なの?」「どんな特徴があるの?」といった、最低限のポイントは学べたと思います。

最低限のポイントを押さえたいま、あなたは「RPA」ツールにどんなイメージを持ちましたか?

 

「RPA」ツールが最も得意なのは、「定型業務」「大量データ」「反復処理」といった作業です。

このツールをうまく活用すれば、わずらわしい業務を自動化して、時間とコストの大幅な削減も可能です。

 

今回、「RPA」ツールに興味を持ったのもいい機会です。

この機会に、あなたの職場の業務フローの見直しと、「RPA」ツールの導入を考えてみてはいかがでしょうか?

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